Gerencie a Comunicação Escolar

5 dicas para tornar sua agenda digital um canal estratégico

Muitas escolas tem implantado agenda digital e isso é muito bom! Indica que nós estamos no caminho, pois temos um grande número de pessoas inovadoras dentro das instituições de ensino, que querem facilitar a vida de colaboradores e pais e com isso gerenciar a comunicação de maneira eficiente.

Recomendamos que ao implantar a sua agenda digital, você deixe claro a todos que ela é o ponto central da comunicação. Mas, o que isso quer dizer? Significa que você está estabelecendo uma ferramenta de interatividade diária, com regras acordadas, onde todos usarão de maneira organizada, fácil e segura.

Para que você tenha sucesso é preciso combinar o jogo com a equipe e pais. Então, queremos te convidar a se reunir com eles para:

a. Estabelecer como será o envio nas informações da agenda.
b. Como, quando e porque os pais devem entrar em contato com a escola pela agenda digital.
c. Qual a importância de seus colaboradores se manterem focados em sua rotina escolar, fazendo da agenda digital uma parceira que contribui e não atrapalha.
d. E, o mais importante: deixar claro que suas portas estão abertas aos pais para que eles possam conversar pessoalmente sempre que houver necessidade.

A tecnologia é uma ferramenta que nos ajuda a permanecer focados no que mais amamos – educar!

Em nossa página  “5 DICAS PARA MUDAR DO PAPEL PARA AGENDA DIGITAL, dissemos como você pode combinar as regras do jogo, ou seja, o que mudará e o que permanecerá após a implantação da agenda digital em sua escola. Agora, queremos evidenciar com você e sua equipe a importância de se comprometer com o envio diário de informações.

Os pais esperam pelas informações na agenda diariamente. Fizemos uma pesquisa interna e descobrimos que em média 85% das informações enviadas são consumidas pelos pais, ou seja, eles realmente veem o conteúdo escolar e isso é fantástico!

Por outro lado, quando a escola deixa de enviar uma informação rotineira, causa ansiedade em alguns pais, pois eles acreditam que ela (a rotina) simplesmente não aconteceu ou sofreu mudança. Geralmente, isso leva a questionamentos sobre o funcionamento de sua agenda ou do comprometimento da equipe.

Por exemplo, se sua escola tem crianças de 1 ano e você reporta todos os dias como foi a alimentação diária, detalhando o que foi bem aceito e o que foi recusado, se em um determinado dia você somente diz “comeu quase tudo” e não comenta, os pais podem lhe enviar um mensagem perguntando o que não foi aceito. Para eles, é importante saber o que foi recusado – eles tem essa informação todos os dias, não é mesmo?

A rotina escolar é tudo que eles tem para acompanhar o que acontece com crianças tão pequenas durante o dia, por isso, eles precisam estar confiantes e seguros da clareza dessas informações e em parceria com a escola acompanhar tudo que acontece mesmo estando longe.

Quando você decide ter uma agenda digital você descobre alguns pontos interessantes: 1) a dificuldade que antes você tinha (no papel) de enviar a rotina das crianças; 2) o tempo enorme que toda a equipe gastava para deixar os pais minimamente confortáveis com a estada das crianças na escola e; 3) devido à escassez de tempo, você e sua equipe não conseguiam alimentar os pais com assuntos de interesse comum entre eles e a escola.

Como a inovação tecnológica em sua escola veio para facilitar, você pode (e deve) criar o que chamamos de “agenda positiva”. Vamos explicar!

Além da rotina diária já tão comum a todos em sua escola e aos pais, você agora tem a possibilidade de compartilhar informações que levem às famílias conhecimento sobre o que você, enquanto formador de opinião, gestor escolar e educador assuntos relevantes sobre a educação, os seus princípios e valores, o que há de novo no Brasil e no mundo, dentre outras matérias tão importantes para o desenvolvimento de práticas pedagógicas em sua escola.

Convidamos você (gestor) e sua equipe a serem disseminadores de boas práticas e projetos educacionais que possam dar conhecimento às suas famílias de como transformá-las em uma extensão da sua escola para que seus alunos tenham uma continuidade de sua proposta pedagógica dentro de seus lares, potencializando assim todo o seu trabalho educacional.

Quer um bom exemplo da agenda positiva? Compartilhe com os pais uma atividade realizada em sala que possa ser reproduzida e/ou disseminada dentro da família. Pode ser que ela (a atividade) possa contribuir para um momento especial.

Nós acreditamos que a educação necessita que educadores, pais e alunos caminhem juntos!

Uma das questões mais levantadas pela equipe pedagógica em nossas reuniões de treinamento é “os pais vão mandar mensagens a todo momento?”; “como vamos trabalhar e garantir que eles sejam respondidos?”. O que podemos dizer: Calma, educadores!

O sucesso da comunicação eficiente é quando o que falamos é compreendido pelo outro, certo? Mas, é difícil demais, em alguns momentos. Precisamos cortar ruídos, evitar desentendimentos e principalmente não quebrar de jeito nenhum a confiança de seu cliente (os pais).

E o que dizer quando enviamos uma mensagem e não somos respondidos? Hoje, com ferramentas tão imediatistas é muito frustrante quando sabemos que o outro poderia ter respondido, mas não o fez. Por isso, mitigamos de certo modo esta frustração, quando criamos mecanismos na agenda digital que possa deixar os pais mais confortáveis. Então, gestores, vamos a algumas dicas:

1 – Combine com os pais como as mensagens serão respondidas, deixando claro que:
a. A prioridade é a criança;
b. A agenda digital não é para conversa online;
c. O que é URGENTE deve ser tratado por telefone ou pessoalmente.

2 – Crie uma rotina para não deixar nenhuma família sem resposta:

a. Qual horário você e sua equipe podem reservar para ler as mensagens e respondê-las;
b. Defina o fluxo que você prefere: Sua equipe responderá diretamente aos pais ou você quer aprovar antes?

Não há certo ou errado, você e sua equipe devem combinar as regras e buscar a parceria dos pais todos os dias!

Nós, da Agenda digital Olá, pais! já atendemos milhares de usuários em diversas cidades brasileiras.

Nosso intuito é compartilhar com você, gestor escolar, um pouco de tudo que vimos e fazemos em nossas escolas-cliente, Queremos disseminar boas práticas, contribuir com a sua escola e te ajudar a fazer acontecer.

Se você estiver pronto para inovar leve em consideração nossas dicas. Com certeza elas te ajudarão a ter uma agenda digital bem implantada, com educadores e pais felizes!

Nosso propósito é:

– Garantir que a sua missão, visão e valores sejam percebidos pelos clientes atuais e novos.
– Contribuir com a sua instituição, tornando-a referência em seu mercado de atuação.
– Gerar relacionamento e interatividade com os pais, fortalecendo o vínculo entre eles e a sua equipe escolar.

Desejamos a você muito sucesso com sua agenda digital, que com certeza te ajudará a ser uma escola inovadora!

Se em sua escola você não possui agenda digital e agora você quer saber como melhorar o gerenciamento da comunicação com os pais, nós podemos te ajudar com:

5 Dicas para mudar do papel para Agenda Digital

Gerencie o Relacionamento com os pais – Seja competitivo, inovador e preditivo